Datenschutz - Cnauceltaidd

Informationen zur Auftragsverarbeitung

gemäß Artikel 28 DS-GVO (Datenschutz-Grundverordnung)

Verantwortlich für die Erhebung der Daten:

Ferienwohnung „Wales“ im Cnauceltaidd, Inh. Maren & Arndt Denecke, Wegensener Straße 10, 37620 Wegensen (im weiteren Verlauf als Ferienwohnung benannt)

1. Gegenstand und Dauer des Auftrags

(1) Gegenstand

Der Gegenstand des Auftrags ergibt sich aus der Anfragen und Buchungen der Ferienwohnung.

(2) Dauer

Die Dauer dieses Auftrags entspricht der Laufzeit des Auftrags bzw. so lange, wie es rechtliche Vorgaben vorschreiben.

2. Konkretisierung des Auftragsinhalts

(1) Art und Zweck der vorgesehenen Verarbeitung von Daten

Art und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns für die Gäste sind konkret durch den Auftrag beschrieben.

(2) Art der Daten

Gegenstand der Verarbeitung personenbezogener Daten sind folgende Datenarten/-kategorien: Buchungsdaten, Rechnungsdaten, Personenstammdaten, Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E-Mail), Vertragsstammdaten (Vertragsbeziehung, Vertragsinteresse), Kundenhistorie, Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten, Planungs- und Steuerungsdaten, Auskunftsangaben (von Dritten (z.B. Berichte) oder aus öffentlichen Verzeichnissen), Daten die während der Laufzeit des Vertrags erhoben werden.

3. Technisch-organisatorische Maßnahmen

(1) Die Ferienwohnung dokumentiert die Abläufe wie folgt: Papierform, Computer, Buchungssysteme (booking.com, hrs-holidays.de, tripadvisor.de, fewo-direkt.de, airbnb und weitere automatisch übertragene Portale), passwortgeschützte NAS-Platte von QNAP, E-Mail, Homepage, Facebook, Channelmanager Smoobu und DATEV. Mit Anfrage oder Buchung akzeptiert der Gast diese Dokumentation.

(2) Die Ferienwohnung hat die Sicherheit gem. Artikel 28 Absatz 3 Buchstabe c, 32 DS-GVO insbesondere in Verbindung mit Artikel 5 Absatz 1, Absatz 2 DS-GVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Artikel 32 Absatz 1 DS-GVO zu berücksichtigen.

(3) Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es der Ferienwohnung gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.

4. Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten

(1) Die Ferienwohnung darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig, sondern nur nach dokumentierter Weisung des Gastes berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an die Ferienwohnung wendet, wird die Ferienwohnung dieses Ersuchen unverzüglich an den Gast weiterleiten.

(2) Soweit vom Leistungsumfang umfasst, sind Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft nach dokumentierter Weisung des Gastes unmittelbar durch die Ferienwohnung sicherzustellen.

5. Qualitätssicherung und sonstige Pflichten der Ferienwohnung

Die Ferienwohnung hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetzliche Pflichten gemäß Artikel 28 bis 33 DS-GVO; insofern gewährleistet es insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:

a) Die Ferienwohnung ist nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet. Als Ansprechpartner bei der Ferienwohnung wird Herr Arndt Denecke, Mitinhaber, Telefon: 0172-5678193,

E-Mail: arndt.denecke@cnauceltaidd.de benannt.

Die Ferienwohnung setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Die Ferienwohnung und jede der Ferienwohnung unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Gastes verarbeiten einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind.

c) Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Artikel 28 Absatz 3 Satz 2 Buchstabe c, 32 DS-GVO.

d) Der Gast und die Ferienwohnung arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.

e) Die unverzügliche Information des Gastes über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung bei der Ferienwohnung ermittelt.

f) Soweit der Gast seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung bei der Ferienwohnung ausgesetzt ist, hat sie oder ihn die Ferienwohnung nach besten Kräften zu unterstützen.

g) Die Ferienwohnung kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.

h) Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse nach Ziffer 7 dieses Vertrages.

6. Unterauftragsverhältnisse

(1) Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die die Ferienwohnung z.B. als Telekommunikationsleistungen, Post-/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Die Ferienwohnung ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten der Gäste auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.

(2) Die Ferienwohnung darf Unterauftragnehmer (weitere Auftragsverarbeiter) nur nach vorheriger ausdrücklicher schriftlicher bzw. dokumentierter Zustimmung des Gastes beauftragen, dazu gehört bereits bei Kontaktaufnahme durch den Gast Smoobu oder auch die Portale, über die die Ferienwohnung gebucht worden ist. Die Auslagerung auf Unterauftragnehmer oder der Wechsel des bestehenden Unterauftragnehmers sind zulässig, soweit die Ferienwohnung eine solche Auslagerung auf Unterauftragnehmer des Gastes eine angemessene Zeit vorab schriftlich oder in Textform anzeigt und der Gast nicht bis zum Zeitpunkt der Übergabe der Daten gegenüber der Ferienwohnung schriftlich oder in Textform Einspruch gegen die geplante Auslagerung erhebt und eine vertragliche Vereinbarung nach Maßgabe des Artikel 28 Absatz 2-4 DS-GVO zugrunde gelegt wird.

(3) Die Weitergabe von personenbezogenen Daten des Gastes an den Unterauftragnehmer und dessen erstmaliges Tätigwerden sind erst mit Vorliegen aller Voraussetzungen für eine Unterbeauftragung gestattet.

(4) Erbringt der Unterauftragnehmer die vereinbarte Leistung außerhalb der EU/des EWR stellt die Ferienwohnung die datenschutzrechtliche Zulässigkeit durch entsprechende Maßnahmen sicher. Gleiches gilt, wenn Dienstleister im Sinne von Absatz 1 Satz 2 eingesetzt werden sollen.

(5) Eine weitere Auslagerung durch den Unterauftragnehmer bedarf der ausdrücklichen Zustimmung des Hauptauftragnehmers (mindestens Textform); sämtliche vertraglichen Regelungen in der Vertragskette sind auch dem weiteren Unterauftragnehmer aufzuerlegen.

7. Kontrollrechte des Gastes

(1) Der Gast hat das Recht, im Benehmen mit der Ferienwohnung Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Sie oder er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.

(2) Die Ferienwohnung stellt sicher, dass sich der Gast von der Einhaltung der Pflichten der Ferienwohnung nach Artikel 28 DS-GVO überzeugen kann. Die Ferienwohnung verpflichtet sich, den Gast auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.

(3) Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann erfolgen durch die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Artikel 40 DS-GVO.

(4) Für die Ermöglichung von Kontrollen durch den Gast kann die Ferienwohnung einen Vergütungsanspruch geltend machen.

8. Mitteilung bei Verstößen der Ferienwohnung

(1) Die Ferienwohnung unterstützt den Gast bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DS-GVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a.

a) die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen

b) die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Gast zu melden

c) die Verpflichtung, den Gast im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen

d) die Unterstützung des Gastes für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung

e) die Unterstützung des Gastes im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde

(2) Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder nicht auf ein Fehlverhalten der Ferienwohnung zurückzuführen sind, kann die Ferienwohnung eine Vergütung beanspruchen.

9. Weisungsbefugnis des Gastes

(1) Mündliche Weisungen bestätigt der Gast unverzüglich (mindestens Textform).

(2) Die Ferienwohnung hat dem Gast unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Die Ferienwohnung ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Gast bestätigt oder geändert wird.

10. Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten

(1) Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Gastes nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.

(2) Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten und nach schriftlicher Aufforderung durch den Gast hat die Ferienwohnung sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Gast auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen.

(3) Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch die Ferienwohnung entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren.

Allgemeine Datenschutzerklärung

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Quelle: Muster-Datenschutzerklärung von anwalt.de

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Abschnitt „Privatanschrift“: Datenverarbeitung aufgrund § 30 BMG mit Speicherdauer ein Jahr.

Abschnitt „Privatanschrift“ / „Rechnungsadresse“: Datenverarbeitung aufgrund Art. 6 (1) b), c) DSGVO mit Speicherdauer für 10 Jahre nach § 147 AO und § 257 HGB.

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